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Découvrez notre pack "RGPD - Confidentialité"
Le présent pack vise à contribuer à la mise en conformité de vos activités au RGPD et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Vous trouverez, ci-dessous, un explicatif des différents documents et formulaires qui composent le présent pack. Nous vous conseillons sur la manière d’utiliser ceux-ci :
Fiche client
La fiche client est un document visant à recueillir les informations de contact du client ou du client potentiel. Cette fiche devrait être remplie lors du premier contact avec le client ou le client potentiel.
Il est important que le client ou client potentiel remplisse les mentions relatives au traitement des données à caractère personnel et signe le document, même si au cours de la première réunion ou à l’issue de celle-ci, la relation contractuelle entre la fiduciaire et le client n’est finalement pas conclue.
À cette fin, la Charte vie privée doit impérativement être remise au client ou client potentiel au moment où il lui est demandé de remplir la fiche client.
La fiduciaire doit conserver cette fiche client à des fins de preuve de prise de connaissance de la Charte vie privée. Toutefois, si aucune relation contractuelle n’est conclue, la fiduciaire ne peut plus traiter activement cette fiche client et les données qu’elle contient Les annexes (copie de la carte d’identité, des statuts,…) doivent être détruites.
Charte vie privée
La Charte vie privée vise à informer vos clients des traitements de données à caractère personnel que la fiduciaire effectue.
Cette information constitue une obligation légale en vertu des articles 13 et 14 du RGPD.
Les informations relatives au traitement de données à caractère personnel doivent être fournies au moment de la collecte des données lorsque les données sont collectées directement auprès de la personne concernée. Lorsque les données ne sont pas collectées directement auprès de la personne concernée, ces informations doivent être fournies dans un délai raisonnable et à tout le moins dans un délai d’un mois à compter de la réception des informations.
La Charte vie privée doit donc être remise par la fiduciaire au moment où celle-ci collecte les informations auprès du client . Si cette collecte se fait au moyen de la fiche client, la Charte vie privée doit être remise au client au moment où celui-ci est invité à remplir la fiche.
Si les données sont collectées pour la première fois par email, la Charte vie privée doit être jointe (en format PDF) à l’email par lequel les données sont sollicitées.
Par la suite, la Charte vie privée ne doit plus être communiquée à chaque transmission d’information par le client au cours de la relation contractuelle. Toutefois, une bonne pratique consiste à toujours insérer dans la signature des emails de la fiduciaire un lien vers la Charte vie privée.
La Charte vie privée doit également figurer sur le site internet de la fiduciaire, si celle-ci dispose d’un tel site web.
La Charte vie privée doit être tenue à jour en fonction des évolutions législatives et techniques. En cas de modification substantielle de la Charte, une bonne pratique consiste à informer les clients par email et/ou par un avertissement sur le site internet.
Politique d’utilisation des cookies
La politique d’utilisation des cookies vise à informer les utilisateurs du site internet de la fiduciaire des cookies qui sont installés sur leur ordinateur ou téléphone lorsqu’ils visitent le site web de la fiduciaire.
Les cookies sont des petits fichiers qui collectent des informations sur les internautes et qui visent, entre autres, soit à améliorer la navigation sur le site, soit à réaliser des statistiques de fréquentation du site. Ces cookies contiennent des données à caractère personnel et leur utilisation est donc soumise au respect du RGPD. En outre, le consentement de l’internaute est requis pour certains types de cookies considérés comme non-essentiels (notamment les cookies visant à réaliser des statistiques).
Dans la mesure où tous les sites internet n’utilisent pas les mêmes cookies, nous vous recommandons de solliciter l’aide de votre information pour compléter la politique d’utilisation des cookies. À défaut, vous pouvez vous-même vérifier les cookies que vous utilisez en vous rendant sur la page de votre site internet, puis dans l’onglet « paramètres » de votre navigateur è « cookies et autorisation de site » è « gérer les cookies et les données du site ».
Vous devez également prévoir sur votre site internet l’apparition d’un pop-up lors de sa consultation par l’internaute aux fins de permettre à celui-ci de choisir les cookies qu’il souhaite ou non autoriser. Ce pop-up devrait également contenir un lien vers la politique d’utilisation des cookies.
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